Meetings ohne Chaos? So nutzt du KI für Notizen & Co.
Warum du über KI-Assistenten für Meetings nachdenken solltest
Bestimmt kennst du das: Nach dem dritten oder vierten Meeting an einem Tag verschwimmen die Inhalte, To-dos und Beschlüsse in deinem Kopf. Oft geraten wichtige Informationen in Vergessenheit, weil sie zwar mündlich besprochen, aber nie schriftlich festgehalten wurden. Genau hier kommen KI-Assistenten ins Spiel: Sie können Meeting-Notizen automatisch erstellen, Sprachen in Echtzeit übersetzen und dich sogar bei Offline-Gesprächen unterstützen.
Doch bevor du dich für ein bestimmtes Tool entscheidest, solltest du dir über deine Anforderungen klar werden. Es gibt zahlreiche KI-Lösungen für Meetings, und nicht alle bieten denselben Fokus. KI-Tools können dir u.a. mit folgenden Dingen helfen:
- Automatische Transkription: Gespräche werden in Echtzeit in Text umgewandelt.
- Zusammenfassungen & To-dos: Wichtige Punkte und Aufgaben werden hervorgehoben.
- Sprachübersetzung: Perfekt für internationale Teams.
- Analyse & Erkenntnisse: Redeanteile, Themen und Meeting-Qualität werden bewertet.
- Automatische Erinnerungssysteme: KI-gestützte Tools können Follow-ups und Erinnerungen automatisch verschicken.
- Bessere Archivierung: Alle Meeting-Protokolle werden systematisch abgelegt und sind leicht auffindbar.
- Integration in Projektmanagement-Tools: Meetings lassen sich direkt mit Asana, Trello oder anderen Systemen verbinden.
- Personalisierte Meeting-Zusammenfassungen: Tools passen sich an deine spezifischen Anforderungen an.
Mit dem richtigen KI-Tool sparst du Zeit, hast saubere Protokolle und kannst dich voll auf den Inhalt konzentrieren. Überlege dir vorab, was in deinem Arbeitsalltag wirklich relevant ist – so findest du die Lösung, die am besten zu deinem Team passt. Das Ergebnis? Du sparst Zeit bei der Dokumentation und kannst dich mehr auf die eigentlichen Inhalte konzentrieren.
In diesem Blogbeitrag erfährst du, welche Tools du nutzen kannst, wie du sie in deinen Arbeitsalltag integrierst und warum KI-Assistenten nicht nur in digitalen, sondern auch in Offline-Meetings hilfreich sein können.
Ein Blick in die Toolkiste: Otter.ai, Fireflies.ai und read.ai für automatische Meeting-Notizen
Mittlerweile gibt es zahlreiche KI-Tools, die dir und deinen Teams Meetings erleichtern. Wir haben uns für diesen Newsletter drei bekannte Tools rausgesucht, die wir etwas näher unter die Lupe nehmen: otter.ai, fireflies.ai und read.ai, sowie den eigenen KI-Assistenten von Zoom. Für alle, die neugierig sind, was es noch so auf dem Markt gibt, haben wir, ergänzend dazu, eine Übersicht der aktuell gängigsten Tools in einer übersichtlichen Tabelle zusammengestellt.
Auf der Suche nach einem KI-Meeting-Assistenten, der zuverlässig Protokolle erstellt und sich nahtlos in bestehende Workflows einfügt? Dann lohnt sich ein Blick auf Otter.ai. Das Tool wird häufig als „Allrounder“ bezeichnet, weil es nicht nur umfangreiche Transkriptionen, sondern auch praktische Teamfunktionen bietet.
Funktionen und Vorteile:
- Live-Transkription: Otter.ai zeichnet Meetings in Echtzeit auf und wandelt das Gesprochene sofort in Text um. Dadurch kannst du direkt im Anschluss mit der Bearbeitung beginnen.
- Automatische Zusammenfassungen: Neben der wortgenauen Transkription fasst Otter.ai die wichtigsten Punkte zusammen, sodass du Zeit bei der Nachbereitung sparst.
- Kommentarfunktionen: Nutzer können einzelne Textstellen markieren, kommentieren oder mit Teammitgliedern teilen – ideal für schnelles Feedback.
- Einfache Integration: Laut der Otter.ai-Webseite kannst du Notizen in Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und mehr machen. Neben Videokonferenzen lassen sich auch aufgezeichnete Audiodateien hochladen und transkribieren.
- Zuverlässige Spracherkennung: Dank Zeitstempeln und automatischer Sprecherkennung behältst du auch in längeren Sitzungen den Überblick.
Wie ComputerWeekly.com berichtet, eignet sich Otter.ai besonders gut für Teams, die schnell Protokolle in verschiedenen Formaten teilen möchten – zum Beispiel als Link, PDF oder bearbeitbaren Text. Das beschleunigt vor allem in größeren Unternehmen den Informationsfluss.
Wenn du ein Meeting-Tool suchst, das nicht nur Aufzeichnungen liefert, sondern auch Schlagworte analysiert und sich unkompliziert in deine gängigen Arbeitsplattformen einbinden lässt, ist Fireflies.ai einen genaueren Blick wert. Wer auf der Suche nach einem zuverlässigen KI-Assistenten ist, der Gesprächsergebnisse in relevante Arbeitsschritte umwandeln kann – zum Beispiel in Form von Aufgaben in Slack oder HubSpot – wird hier fündig. Dadurch können wichtige Meeting-Informationen nicht nur dokumentiert, sondern direkt in deine Arbeitsprozesse eingespeist werden.
Funktionen und Vorteile:
- Aufzeichnung & Zusammenfassung: Fireflies.ai nimmt Meetings automatisch auf und generiert anschließend eine kompakte Zusammenfassung.
- Schlagwortsuche: Nach dem Meeting kannst du gezielt nach bestimmten Begriffen suchen („Budget“, „Deadline“ etc.), um relevante Gesprächsstellen schnell zu finden.
- Gesprächsanalyse: Laut der Fireflies.ai-Webseite ermöglicht das Tool die „Analyse von Gesprächsinhalten, um Trends und Muster zu erkennen“. Dabei kann es um Redeanteile, Stimmung oder inhaltliche Schwerpunkte gehen.
- Intuitive Oberfläche & Teamfunktionen: Über eine zentrale Plattform können Teams gemeinsam auf die Transkripte zugreifen, Kommentare abgeben und Highlights markieren.
- Integration mit Slack, HubSpot & Co.: Das Tool kann mit gängigen Plattformen wie Slack, HubSpot, Asana oder Google Workspace verknüpft werden. Das vereinfacht die Weiterverarbeitung von Meeting-Notizen, zum Beispiel indem To-dos direkt in ein Projektmanagement-Tool übernommen werden.
Ein Tool, das zunehmend an Beliebtheit gewinnt, ist read.ai. Anders als klassische Transkriptionsdienste bietet read.ai einen datengetriebenen Ansatz, um Meetings zu „lesen“ und zu bewerten:
- Engagement-Tracking: read.ai analysiert, wie aktiv Teilnehmende sind (Redebeiträge, Stimmungsanalyse, Interaktionen).
- Meeting Score: Das Tool vergibt einen „Score“ für jedes Meeting, basierend auf Faktoren wie Sprechanteil und Diskussionsstruktur.
- Zielgerichtete Zusammenfassung: Neben der üblichen Transkription generiert read.ai kurze Zusammenfassungen mit Kernthemen und Entscheidungen.
- Reporting: Besonders nützlich für Teamleiter, die mehrere Meetings in der Woche managen: read.ai erzeugt Reports, die du mit deinem Team teilen kannst. Damit lassen sich langfristig Trends erkennen (z. B. werden Meetings kürzer, effektiver?).
Nicht nur spezialisierte Anbieter entwickeln Meeting-Assistenten; auch weitverbreitete Kommunikationsplattformen haben inzwischen eigene KI-Lösungen integriert. Ein Beispiel ist Zoom, das seit Kurzem auf seiner Plattform Zoom IQ Meeting Assistant anbietet:
- Automatische Zusammenfassungen: Nach jedem Zoom-Meeting erhältst du auf Wunsch ein Protokoll, das die KI aus dem Gesprächsverlauf extrahiert.
- Sprachoptimierung: Dank fortschrittlicher Spracherkennung kann Zoom IQ herausfiltern, wann jemand eine wichtige Entscheidung trifft oder Aufgaben verteilt werden.
- Integration: Da Zoom IQ direkt in Zoom eingebunden ist, musst du kein zusätzliches Konto oder eine separate App verwalten.
Ähnlich verhält es sich bei Microsoft Teams, Google Meet oder Cisco Webex, die alle zunehmend KI-Funktionen für Übersetzungen, Untertitel oder Meeting-Analysen anbieten.
Übersetzungsfunktionen für internationale Teams
Gerade in Unternehmen mit global agierenden Teams ist die Sprache oft eine Hürde. Hier bieten KI-Assistenten mit integrierten Übersetzungsfunktionen oder Anbindungen an Übersetzungsdienste einen klaren Vorteil. So kannst du Transkripte, die in Englisch vorliegen, mit wenigen Klicks in andere Sprachen übertragen – zum Beispiel via DeepL oder Google Translate.
Tools wie Otter.ai, Fireflies.ai und read.ai erkennen mittlerweile auch häufig schon, wenn mehrere Sprachen gesprochen werden. Einzelne Passagen lassen sich dann gezielt übersetzen. Wenn du Live-Untertitel in verschiedenen Sprachen benötigst, kannst du auf Plattformen wie Zoom oder Microsoft Teams zurückgreifen, die KI-basierte Untertitel anbieten.
Offline-Meetings: Wie KI dich trotzdem unterstützen kann
KI-Assistenten sind nicht nur für Online-Treffen gedacht. Auch bei physischen Meetings können sie hilfreich sein:
Smartphone- oder Tablet-Aufzeichnung: Viele Dienste bieten Apps, mit denen du dein mobiles Gerät in der Mitte des Tisches platzieren kannst. Die KI übernimmt die Transkription, sofern eine stabile Internetverbindung besteht.
Datenschutz: Hol dir immer das Einverständnis der Teilnehmer. Erkläre, warum du das Meeting aufzeichnest und wie die Daten gespeichert werden.
Qualität prüfen: Achte auf Hintergrundgeräusche. In großen Konferenzräumen kann die Qualität der Aufnahme leiden. Gegebenenfalls lohnt sich ein externes Mikrofon oder ein spezielles Meeting-Mikro.
Manuelle Korrektur: Offline-Umgebungen können für KI-Tools an einigen Stellen noch schwierig sein (z.B. aufgrund von Störgeräuschen oder Unterbrechungen). Geh das Protokoll nach dem Meeting kurz durch und korrigiere Unklarheiten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: KI-Assistent in deinen Arbeitsalltag integrieren
- Tool auswählen: Vergleiche Otter.ai, Fireflies.ai, read.ai und andere Tools in Hinblick auf Kosten, Funktionsumfang und Integrationen. Eine erste Übersicht findest du beispielsweise bei TechRadar. Folgende Kriterien können hilfreiche zum Vergleich sein:
- Funktionsumfang (Transkription, Zusammenfassung, Analyse)
- Kompatibilität mit bestehenden Systemen (Zoom, Slack, Teams etc.)
- Datenschutz und Sicherheitsrichtlinien
- Kosten-Nutzen-Verhältnis
- Konto einrichten: Verknüpfe dein KI-Tool mit Zoom, Teams oder Google Meet. Achte auf eventuelle Einstellungen, die das automatische Aufzeichnen erlauben.
- Test-Meeting veranstalten: Plane ein kurzes Testmeeting (z. B. 30 Minuten), um zu sehen, wie gut die Transkription funktioniert. Lasse Teammitglieder Feedback zur Nutzerfreundlichkeit geben - schließlich sollten alle im Unternehmen gut mit diesen Tools arbeiten können.
- Transkript prüfen: Überprüfe das Protokoll auf Richtigkeit: Stimmt die Sprecherzuordnung? Werden Fachbegriffe richtig erkannt?
- Workflow festlegen: Entscheide, wo Transkripte gespeichert werden und wie Teams darauf zugreifen können. Überlege auch, ob du KI-Zusammenfassungen automatisiert weiterleitest (z. B. per E-Mail). Stelle sicher, dass das Tool mit deinem Cloud-Speicher oder Projektmanagement-Tool synchronisiert ist und konfiguriere Benachrichtigungen für Follow-ups.
- Regelmäßige Feinjustierung: Gib Feedback zu falsch erkannten Wörtern oder Sätzen. So lernst du das Tool kontinuierlich an und verbesserst die Genauigkeit.
KI-Assistenten in deinen Arbeitsalltag integrieren - für stressfreie Meetings
Das gibt’s noch: Zehn weitere Meeting-KI-Tools im Überblick
Neben Otter.ai, Fireflies.ai und read.ai gibt es zahlreiche weitere Anbieter, die dir das Meeting-Leben erleichtern können. In der folgenden Tabelle haben wir einige weitere Tools und ihre jeweiligen Besonderheiten gegenübergestellt. Da KI-Lösungen für Meetings, neben internen Besprechungen, häufig im externen Kundenkontakt (z.B. im Salesprozess) genutzt werden, haben wir hierauf einen besonderen Fokus gelegt.
Jedes Tool hat seine eigenen Stärken, von Geräuschunterdrückung bis hin zu detaillierten Sales-Analysen. Viele dieser KI-Assistenten überschneiden sich in ihren Kernfunktionen (Live-Transkription, Zusammenfassung). Entscheidend ist daher, welche Features für dein Team am relevantesten sind – ob du konkrete To-dos direkt ableiten, Highlights hervorheben oder tiefgehende Datenanalysen (z. B. in Vertriebsgesprächen) erhalten möchtest.
Zehn KI-Assistenten für mehr Effizient in deinem Arbeitsalltag
Best Practices: Effiziente Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings
Es ist wichtig zu verstehen, dass KI-Tools eine Menge Arbeit abnehmen können, aber natürlich eine gute Vor- und Nachbereitung von Meetings nicht komplett ersetzen. Diese fünf Punkte solltest Du daher nach wie vor im Kopf behalten, wenn Du in ein (KI-unterstütztes) Meeting gehst bzw. eines planst.
Klare Agenda: Schicke vorab eine Tagesordnung herum, damit alle Teilnehmenden wissen, welche Themen anstehen. So behält auch die KI-Assistentin leichter den Überblick, da das Gespräch strukturierter abläuft.
Transparenz: Informiere alle, dass das Meeting aufgezeichnet wird. In einigen Ländern können rechtliche Vorgaben gelten, wenn Audio- oder Videomitschnitte gemacht werden.
Rollen verteilen: Die KI ersetzt keine Moderation. Eine klare Meeting-Leitung sorgt für zielführende Diskussionen und optimalen Nutzen der Transkription.
Nachbereitung: Auch wenn KI-Tools automatische Zusammenfassungen anbieten, solltest du die wichtigsten Punkte noch einmal gegenchecken und in einem zentralen Dokument festhalten.
Dokumentenmanagement: Bewahre Protokolle und Transkripte in einem einheitlichen System auf (z. B. Google Drive, SharePoint), damit alle auf die gleiche Version zugreifen.
Schritt für Schritt Anleitung KI in Unternehmen
Mein Fazit: Meetings effizienter gestalten – online wie offline
KI-Assistenten können dir und deinem Team eine Menge Arbeit abnehmen, wenn es darum geht, Meeting-Notizen zu erstellen, sie für internationale Teams zu übersetzen und sie zentral verfügbar zu machen. Von Otter.ai über Fireflies.ai bis hin zu read.ai und vielen weiteren Lösungen – das Angebot ist groß und wird stetig weiterentwickelt.
Die wichtigsten Punkte im Überblick:
- Weniger Zeitverlust durch manuelle Notizen
- Bessere Dokumentation für alle Beteiligten
- Automatische Übersetzungen für internationale Teams
- Einfache Integration in bestehende Workflows
- Optimierung der Meeting-Qualität durch KI-Analysen
- Vermeidung von ineffizienten Meetings durch datenbasierte Erkenntnisse
Wenn du jetzt direkt starten möchtest, nimm dir zehn Minuten Zeit, um ein passendes KI-Tool auszuwählen, und plane dein nächstes Meeting mit automatischer Protokollierung ein. Teste ruhig verschiedene Anbieter und finde heraus, welcher Workflow am besten zu dir und deinem Team passt. So wirst du schnell merken, wie viel effizienter Meetings sein können – und wie KI-Assistenten deinen Arbeitsalltag spürbar erleichtern.
Viel Erfolg bei der Umsetzung!