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Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist eine flexible Methode zur Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten, die auf vier Grundwerten basiert und in kleinen Schritten, sogenannten Iterationen oder Sprints, durchgeführt wird. Der PDCA-Zyklus ist ein wichtiger Bestandteil des agilen Projektmanagements und dient zur Verbesserung und Optimierung von Prozessen. Der Agile Project Canvas ist ein visuelles Werkzeug, das alle wichtigen Aspekte eines Projekts übersichtlich darstellt und die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team fördert.

Vor genau zehn Jahren, 2012, lautete ein Artikel im Forbes Magazin “The Best-Kept Management Secret On The Planet: Agile” (zu deutsch: Das bestgehütete Managementgeheimnis der Welt: Agilität). Wir zeigen, was agiles Projektmanagement bedeutet und wie es mit dem Agile Project Canvas umgesetzt werden kann.

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement ist eine moderne Methode (des agilen Arbeitens) zur Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten. Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement, bei dem die Planung von Anfang an detailliert festgelegt wird und sich während des Projekts nur wenig verändern kann, setzt das agile Projektmanagement auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Dabei werden die Ziele des Projekts zwar auch von Anfang an festgelegt, die Umsetzung erfolgt jedoch in kleinen Schritten, sogenannten "Iterationen" oder "Sprints", die regelmäßig evaluiert und angepasst werden.

Agile Methoden und Prinzipien basieren auf vier Grundwerten: Individuen und Interaktionen statt Prozessen und Tools, funktionierende Software statt umfangreicher Dokumentation, Zusammenarbeit mit dem Kunden statt Vertragsverhandlungen und Reaktion auf Veränderungen statt Befolgung eines festen Plans. Diese Werte werden in zwölf agilen Manifesten festgehalten, die als Leitfaden für agiles Projektmanagement dienen.

Ein Beispiel für agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement kann zum Beispiel mit einer Software wie trello , Monday oder asana gesteuert werden. Alle Software Produkte ermöglichen eine agile Arbeitsweise im Team und unterstützen die Mitglieder bei der Planung und Umsetzung sowie das Management bei der Steuerung. 

Unterschiede zwischen agilen und traditionellen Projektmanagementmethoden

Traditionelles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement

Planung von Anfang an detailliert festgelegt

Flexible Planung in kleinen Iterationen

Wenig Raum für Veränderungen

Anpassungsfähigkeit an Veränderungen

Prozesse und Tools im Vordergrund

Individuen und Interaktionen im Vordergrund

Umfangreiche Dokumentation

Funktionierende Software als wichtigste Kriterien

Vertragsverhandlungen mit dem Kunden

Zusammenarbeit mit dem Kunden

Befolgung eines festen Plans

Reaktion auf Veränderungen

Agiles Projektmanagement: Der PDCA-Zyklus

Der PDCA-Zyklus, auch als Deming-Zyklus oder Plan-Do-Check-Act-Zyklus bekannt, ist ein wichtiger Bestandteil des agilen Projektmanagements. Der PDCA-Zyklus dient dazu, Prozesse zu verbessern und zu optimieren und wird in jeder Iteration oder jedem Sprint eines agilen Projekts durchlaufen.

Der PDCA-Zyklus besteht aus vier Schritten:

  • Plan (Planung): In diesem Schritt werden die Ziele des Projekts definiert und die nötigen Schritte festgelegt, um die Ziele zu erreichen.
  • Do (Durchführung): In diesem Schritt werden die festgelegten Schritte umgesetzt und das Projekt durchgeführt.
  • Check (Überprüfung): In diesem Schritt wird das Projekt evaluiert und es wird überprüft, ob die Ziele erreicht wurden und ob es Verbesserungspotential gibt.
  • Act (Handlung): In diesem Schritt werden Verbesserungen vorgenommen und es wird entschieden, ob das Projekt fortgesetzt oder beendet wird.

Der PDCA-Zyklus wird wiederholt, bis ein Projekt abgeschlossen ist. Er ermöglicht es, Prozesse kontinuierlich zu optimieren und sich an Veränderungen anzupassen. Führungskräfte können den PDCA-Zyklus nutzen, um die Qualität und Effektivität von Projekten zu verbessern und Risiken zu minimieren.

Agile Project Canvas: Ein Canvas / Poster, um Projekte in Vorbereitung einer agilen Umsetzung gemeinsam zu planen.

Agile Project Canvas

Agiles Projektmanagement kennt eine Vielzahl an Tools. Ein zentrales ist der “Agile Projekt Canvas”, angelehnt an das Business Model Canvas.

Der Agile Project Canvas, auch als Lean Project Canvas oder Scrum Project Canvas bekannt, ist ein visuelles Werkzeug, das beim agilen Projektmanagement verwendet wird. Der Agile Project Canvas ist eine Art Mindmap, die alle wichtigen Aspekte eines Projekts übersichtlich darstellt und die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team fördert.

Der Agile Project Canvas (im Unterschied zum Business Modell Canvas) von J. Kalbach aus dem Jahr 2012 besteht aus neun Bestandteilen, die in vier Quadranten unterteilt sind:

Zweck: Welche Absicht hat das Projekt? Warum ist das Projekt bedeutend und wichtig - für wen?

  • Budget: Wie viel Geld wird benötigt? Wie viel Geld ist verfügbar?
  • Team: Wer ist im Team dabei? Wer sollte dabei sein bzw. welche Qualifikationen werden benötigt?
  • Ressourcen: Welche Ressourcen werden benötigt (z.B. Arbeitsräume)?
  • Umfeld: Was beeinflusst das Projekt - was ist unterstützend, was ist behindernd?
  • Meilensteine: Welche Meilensteine und Zwischenziele sind wichtig?
  • Qualität: Was macht die Kunden glücklich und zufrieden mit Blick auf das Projektergebnis?
  • Risiken und Chancen: Was kann den Projekterfolg verhindern oder schwieriger machen?
  • Ergebnis: Was genau soll das Projekt für den Kunden liefern?
  • Kunde: Wer ist der Kunde bzw. welche Kundengruppen gibt es?

Zeit: Wann startet das Projekt? Wann ist es abgeschlossen? Wie flexibel sind diese Daten?

Project Canvas

Project Canvas

Vorteile von agilen Methoden

Agile Methoden bieten in der digitalen Arbeitswelt viele Vorteile für Führungskräfte und Unternehmen. 

  • Schnellere Time-to-Market: Agile Methoden ermöglichen es, Projekte in kleinen Schritten umzusetzen und regelmäßig zu evaluieren. Dadurch können Veränderungen schneller vorgenommen und neue Funktionen schneller auf den Markt gebracht werden. So können zum Beispiel neue Funktionen einer App oder eines Buchungsportals für Kunden schneller auf den Markt gebracht werden, um schneller als die Konkurrenz zu sein.
  • Verbesserte Zusammenarbeit: Agile Methoden fördern die Zusammenarbeit von Teammitgliedern und stärken die Kommunikation im Team. Wir haben hier im Blog bereits die bekanntesten agilen Methoden vorgestellt
  • Flexibilität in der Projektarbeit: Agile Methoden erlauben es, Veränderungen in den Anforderungen und Zielen eines Projekts während der Durchführung anzupassen. Das kann beispielsweise nützlich sein, wenn sich die Marktlage verändert oder neue Kundenbedürfnisse auftauchen. Ein Unternehmen, dass agiles Projektmanagement einsetzt, kann so schnell auf Veränderungen in der Konkurrenzsituation reagieren und individuelle Marketingstrategien für verschiedene Kunden entwickeln.
  • Höhere Kundenzufriedenheit: Durch die enge Zusammenarbeit mit dem Kunden und die Möglichkeit, Veränderungen in den Anforderungen anzupassen, können agile Methoden dazu beitragen, dass das Endergebnis dem Kundenwunsch entspricht. Zufriedene Kunden empfehlen Produkte, Dienstleistungen und Anbieter weiter - eine Win-Win-Situation also für Kunden und Unternehmen.
  • Steigerung der Mitarbeitermotivation: Agile Methoden setzen auf die Eigenverantwortung und -initiative der Mitarbeiter und fördern damit die Selbstorganisation und -motivation. Mitarbeiter können in die Gestaltung ihrer Arbeitsprozesse eingebunden werden, was nachweislich ihre Motivation und Leistungsbereitschaft steigert.

Wie setzt man agiles Projektmanagement im Unternehmen um?

Die Einführung agiler Methoden im Unternehmen erfordert eine Veränderung der Unternehmenskultur und eine Anpassung von Prozesse und Strukturen. Führungskräfte spielen dabei eine wichtige Rolle in der Unterstützung des agilen Projektmanagements. Wir haben einige Best Practices aus dem Unternehmensalltag gesammelt.

  • Klare Ziele und Erwartungen definieren: Führungskräfte sollten die Ziele und Erwartungen der Einführung agiler Methoden klar definieren und kommunizieren. Dies hilft dabei, dass alle Beteiligten dasselbe Ziel im Auge haben und sich auf die Veränderungen einstellen können.
  • Einbeziehung von Mitarbeitern: Agile Methoden setzen auf die Eigenverantwortung und -initiative der Mitarbeiter. Führungskräfte sollten die Mitarbeiter daher in die Einführung agiler Methoden einbeziehen und ihnen die Möglichkeit geben, ihre Ideen und Anregungen einzubringen.
  • Ausbildung und Schulung: Um agile Methoden erfolgreich anwenden zu können, ist es wichtig, dass alle Beteiligten die agilen Prinzipien und Werte verstehen und die agilen Tools und Techniken beherrschen. Führungskräfte sollten daher für ausreichende Schulungen und Ausbildungen sorgen und auch bewusst externe Experten nutzen, um eine neue Perspektive zu bekommen.
  • Flexible Prozesse und Strukturen: Agile Methoden setzen auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Führungskräfte sollten daher bereit sein, bestehende Prozesse und Strukturen anzupassen und diese auf die Bedürfnisse des Projekts und der Mitarbeiter auszurichten.
  • Unterstützung und Förderung: Führungskräfte sollten das agile Projektmanagement unterstützen und fördern, indem sie agiles Denken und Handeln belohnen und agilen Projekten den nötigen Ressourcen und Freiraum geben. Sie sollten auch die agilen Methoden in ihrem eigenen Führungsverhalten umsetzen und als Vorbild dienen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Einführung agiler Methoden im Unternehmen Zeit braucht und nicht von heute auf morgen erfolgen kann. Geduld ist daher ein weiterer, ganz wichtiger Baustein, wenn agiles Projektmanagement erfolgreich implementiert werden soll.

Zusammenfassung I Auf einen Blick

Agiles Projektmanagement setzt in der Planung, Durchführung und Weiterentwicklung von Projekten und Prozessen auf Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Agiles Projektmanagement führt zu einer höheren Zufriedenheit bei Mitarbeitern und Kunden, es ermöglicht eine schnellere Reaktion auf interne und externe Veränderungen und verbessert die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team und mit externen Partnern. Das Agile Projekct Canvas ist, wie das Business Model Canvas, ein visuelles Planungstool, um agiles Projektmanagement in die Praxis umzusetzen.

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Ich bin Premium Keynote-Speaker, Buchautor, Unternehmer und Berater. Mein Motto:  Veränderung geht nur über Schmerz oder Leidenschaft: Besser ist Leidenschaft- meistens ist es Schmerz. Mein Ziel: mehr Leidenschaft und Motivation bekommen. Das Thema Digitalisierung begleitet mit Leidenschaft seit über 20 Jahren meiner Leben. Du suchst nach einem Speaker, der dein Publikum begeistert? Du möchtest dein Business noch erfolgreicher weiterbringen? Ich freue mich auf Austausch! 

Hubertus Porschen

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