Die Einführung von Slack ist eine Möglichkeit zu zeigen, dass man mit dem digitalen Fortschritt mithält und sich zukunftssicher aufstellt. 

Was ist Slack?

“Deine Arbeit hat ein neues Zuhause”- das ist das Mission Statement von Slack. Slack ist ein Ort an dem Menschen gemeinsam arbeiten. Also letztlich ein Kommunikationstool, in dem sich Teams austauschen, aber auch eine Kundeninteraktion ermöglicht wird. Der entscheidende Vorteil von Slack ist, dass Unterhaltungen nicht nur individueller sind, sondern auch besser und leichter zu verfolgen sind. Es ersetzt zum Teil die E-Mail Kommunikation und erleichtert durch seine Schnittstellen zu anderen Apps die Zusammenarbeit. 

Warum Slack?

Ein Kommunikationstool wie Slack ermöglicht eine völlig neue Zusammenarbeit in einer Welt, die wesentlich komplexer ist, als noch vor wenigen Jahren. Es gibt viele gute Gründe, Slack auszuprobieren und in den eigenen Alltag zu integrieren. Die wichtigsten Punkte möchte ich hier vorstellen:

Verringerung des E-Mail-Verkehrs

Die klassische Kommunikation über E-Mails innerhalb von Unternehmen ist schon lange nicht mehr zeitgemäß und effizient. Die folgenden Situationen kennen Sie vermutlich aus Ihrem Arbeitsalltag:

• Sie suchen einen Mailverkehr mit einer bestimmten Kollegen zu einem bestimmten Zeitpunkt.
• Sie bekommen ständig Mails in cc und wissen gar nicht, was Sie mit dieser Information anfangen sollen - gerade wenn Sie nicht direkt angesprochen werden.
• Sie bekommen ein aktualisiertes Dokument mit der Bitte um Überarbeitung und suchen kurze Zeit später die aktuellste Version.
• Sie brauchen für die Frage an einen Kollegen zunächst eine aufwändige Einleitung für Ihren E-Mail Text, weil es sonst nicht den “Konventionen” entspricht und Sie selbstverständlich nicht unhöflich wirken wollen.

Diese Beispiele mögen etwas überspitzt dargestellt sein, aber sie verdeutlichen anschaulich, wie aufwendig und vor allem zeitintensiv die Kommunikation über E-Mails und Mailverteiler ist. Dabei ist es ganz egal, ob Ihr Team oder Unternehmen aus zehn Personen oder über 1000 besteht.

Effizientere und schnellere Kommunikation

Um ausufernden E-Mail-Verkehr zu unterbinden, kommen Menschen auf die unterschiedlichsten Ideen. Sie kommunizieren mit einfachen Tools, die auch im privaten Umfeld im Einsatz sind - häufig Social-Media wie WhatsApp oder Facebook - oder sie greifen zum Telefonhörer und rufen bei Fragen einfach schnell durch. So bekommt man zwar meist relativ schnell und ohne größere Probleme die gewünschten Informationen, allerdings lassen sich diese Informationen später kaum noch wiederfinden oder nachhalten. Möglicherweise versuchen Sie zuerst, einen Kollegen per Mail zu erreichen, da es eilt schreiben rufen Sie doch an und sprechen auf die Mailbox und am Ende kommen Sie bei WhatsApp zusammen. Vermutlich erinnern Sie sich in ein paar Wochen noch an den Austausch, wissen aber nicht mehr genau wo er stattgefunden hat und suchen im schlechtesten Fall sowohl ihre Mails, als auch diverse Social-Media-Kanäle durch, was Zeit kostet und damit ineffizient ist. Hinzu kommt der Aspekt, dass man viele Social-Media-Tools nicht einfach ausschalten kann. Wir sind ständig über unsere privaten Kanäle erreichbar. Berufliche und private Themen und Kontakte vermischen sich - teilweise gewollt, teilweise ungewollt, da am Ende nur der schnellste Kommunikationskanal gesucht wurde.

Slack kann hier helfen, indem es die Vorteile formeller und informeller Kommunikationskanäle vereint und jeweils das Beste aus beiden Welten zusammenbringt.

Bessere Teamzusammenarbeit

Die heutige digitalisierte Welt erfordert völlig neue Formen der Zusammenarbeit. Von großen Abteilungen verlagert sich die Arbeit in kleinere Teams, die auch mit externen Experten zusammenarbeiten. Innerhalb der Teams wird in unterschiedlichen Konstellationen miteinander kommuniziert. Marketing und IT beispielsweise haben mit einem Mal mehr Anknüpfungspunkte als noch vor 10 Jahren. Gerade wenn abteilungsübergreifend gearbeitet wird, helfen klassische Mailverteiler für verschiedene Unternehmensbereiche nicht mehr. Slack schafft es hier agil neue Teams zu verbinden, externe Personen einzubinden und immer neue Zu- und Abgänge abzubilden - ganz ohne Stunden mit dem Erstellen verschiedenster Verteiler zu verbringen.

Kluge Integrationen und Schnittstellen

Das hier gezeigte, stark vereinfachte Tech-Stack verdeutlicht, wie viele Tools und Technologien heute miteinander kommunizieren müssen. Einer der zentralen Vorteile eines Kommunikationstools wie Slack sind die Integrationsmöglichkeiten von über 2000 weiteren Apps. Ein Beispiel: Slack ist kein Tool zur strukturierten Datenablage oder zur Dokumentenbearbeitung - und will es auch gar nicht sein. Die direkte Schnittstelle zu Google Docs und Google Drive ermöglicht jedoch ein barrierefreies und kollaboratives Arbeiten.

In obenstehender Grafik ist zudem eine Verknüpfung des Projektmanagement-Tools Monday eingezeichnet. Hier können beispielsweise bestimmte Tasks, abhängig von bestimmten Fälligkeiten automatisch in Slack geschoben werden. Oder Leads, die auf der Webseite mit Gravity Forms generiert werden, kommen in einen eigenen Vertriebs-Channel auf Slack. Mit all diesen Integrationen und Schnittstellen eignet sich Slack hervorragend, um in den verschiedensten Unternehmen und mit einer Vielzahl an externen Personen zusammenzuarbeiten, da hier niemand auf “sein” Programm verzichten muss, sondern sich fast alle gängigen Business-Applikationen clever in Slack integrieren lassen.

Wie nutze ich Slack richtig?

Wie nutzt man nun ein Kommunikationstool wie Slack richtig? Wir wollen uns bei der Nutzung von Slack auf vier Aspekte konzentrieren:

Weniger E-Mails schreiben

Eines der Hauptziele von Slack ist es, die interne E-Mail Kommunikation zu verringern. Diese sollen ersetzt werden durch “Messages”, die wiederum in unterschiedlichen Kanälen distribuiert werden. Wenn Slack neu eingeführt wird, ist es daher wichtig klar zu kommunizieren, dass Inhalte jetzt nicht doppelt per Mail und via Slack verschickt werden sollen, sondern das die interne E-Mail-Kommunikation in großen Teilen auf Slack verlagert werden soll.

Verschiedene Channels nutzen

Slack bietet die Möglichkeit einzelne “Channel” anzulegen. Channels werden in der Regel nach Themen strukturiert, zum Beispiel für ein bestimmtes Projektteam, für eine Abteilung, für einen Kunden oder für ein Produkt. Natürlich soll aber auch der informelle Austausch nicht zu kurz kommen, wofür sich beispielsweise ein “After-Work-Treff” eignet oder ein Channel für die Laufgruppe des Unternehmens.Das Ziel hier ist es, dass Informationen zu einem Inhalt nur im jeweiligen Channel geteilt werden, sodass Inhalte später einfach und sinnvoll wiedergefunden werden können. 

Für jeden Channel kann bestimmt werden, wer Mitglied des Channels ist, wobei Channel öffentlich und nicht-öffentlich sein können. Bei öffentlichen Channeln kann jeder frei bestimmen, welchen Channeln er beitritt, sodass man hier das Problem lösen kann, dass in großen Mailverteilern oder bei vielen Personen in cc häufig viel mehr Personen angeschrieben werden, als eigentlich notwendig. Neben den Channels gibt es außerdem die Möglichkeit, direct messages an bestimmte Mitglieder zu senden, um kurze Absprachen zu tätigen oder sich auf den neuesten Stand zu bringen.

Produktivität erhöhen

In letzter Instanz möchten wir mit Slack produktiver arbeiten. Wir möchten uns davor schützen, lästige E-Mails zu bekommen oder durch Notifications in unserer Arbeit gestört zu werden. Das bedeutet auch, die Anzahl der persönlichen Nachrichten gering zu halten. Möchten wir jemanden Bestimmtes adressieren, so können wie diese Person auch in einem Channel markieren. Wird jemand in einer Nachricht markiert, bekommt er eine gesonderte Benachrichtigung und sieht somit, dass er direkt angesprochen ist und hier reagieren soll. Als Sender einer Nachricht kann man so klar kommunizieren, von wem eine Reaktion erwartet wird. 

Darüber hinaus sollten wir auch die Möglichkeit des Status nutzen. Dieser kann beispielsweise automatisch mit dem Google Kalender verbunden werden, so dass sich der Status automatisch aktualisiert. Alle Mitglieder auf Slack können anhand des Status ableiten, ob jemand gerade erreichbar ist, abwesend (aufgrund von Urlaub oder Feierabend) oder in einer Besprechung. So weiß man direkt, wann man jemanden auf Slack kurz anrufen kann für eine Frage, und wann man ggf. etwas länger auf eine Antwort warten muss. Darüber hinaus kann man mit Slack endlich lästige Einleitungen in E-Mails ein Ende setzen. Dafür bietet sich nun die Nutzung von Emojis an, mit denen man direkt auf Nachrichten reagieren kann. Eine Umfrage soll ausgefüllt werden? Ein Häkchen bestätigt die Teilnahme. Ein neuer Kunde wurde gewonnen? Mit Party-Emojis wie Konfetti, einem Party-Hut oder klatschenden Händen kann schnell Zuspruch signalisiert werden. Da sich die Channels ständig verändern, obliegt es dem Projektmanager in regelmäßigen Abständen (z.B. alle 6 Wochen) die Effizienz und Produktivität von Slack zu überprüfen. 

Transparenz schaffen

Slack richtig genutzt bedeutet eine Erhöhung der Transparenz innerhalb des Unternehmens. Das bedeutet, dass die meisten Channels offen sein sollten. Natürlich gibt es auch geschlossene Channels, die aber nicht in der Überzahl sein sollten. Grundsätzlich hängt das natürlich auch von der Größe des Teams ab. Ich empfehle als Teamgröße ca. 5-20 Personen. 

Wofür ist Slack ungeeignet?

Wir nutzen Slack nicht für Tasks, denn dafür haben wir Monday. Updates können aber in Slack integriert werden, sodass beide Tools miteinander verknüpft sind.

In Slack sollten außerdem keine Dokumente hochgeladen werden, denn dafür nutzen für dDrive. Gerade in Projekten in denen viele Dokumente im Umlauf sind, an denen verschiedene Personen (möglicherweise parallel) arbeiten, kann Slack genutzt werden, um einen kurzen Hinweis zu geben, dass ein neues Dokument online ist oder geupdated wurde. Hochgeladen wird es dann aber nicht in Slack.

Welche Analysemöglichkeiten gibt es in Slack?

Der Projektmanager sollte die Statistiken von Slack nutzen und auswerten. Denn Führung im digitalen Zeitalter bedeutet auch, seine Tools immer wieder zu analysieren und sich stetig weiterzuentwickeln, um so das beste für sich und das Team rauszuholen. Nicht zur Überprüfung der Kollegen, sondern um sicherzustellen, dass die Kommunikation im Team gut funktioniert. Denn Kommunikation entscheidet über den Erfolg eines Teams und hier bietet Slack einige Kennzahlen, die analysiert werden können. Spannend sind u.a. Kennzahlen, die die folgende Fragen beantworten:

• Wer nutzt Slack wie viel?
• In welchem Channel?
• Sind diese eher geschlossen oder öffentlich?

Es hilft hier zu jeder Kennzahl ein Wunschziel festzulegen. So kann man regelmäßig überprüfen, ob man sich auf dem richtigen Weg befindet und sieht seinen Fortschritt im Zeitverlauf.

Der Slack-Knigge

10 Hinweise zum Umgang mit Slack (als Projektmanager):

1. Überprüfe regelmäßig die Effizienz von Slack
2. Entwickle ein Gefühl für die Tonalität in einem Kanal (GIF´s ja oder nein?)
3. Respektiere Kanäle und teile Inhalte in den jeweils passenden Kanälen
4. Setze die Markierung von Personen (mit @) gezielt ein
5. Antworte zeitnah
6. Nutze Direktnachrichten nur wenn nötig
7. Nutze Deinen Status aktiv und respektiere den Status anderer
8. Nutze Slack zur Arbeit 
9. Nutze die Suchfunktion
10. Lobe öffentlich, kritisiere privat

Haben Sie Slack schon ausprobiert und gute Erfahrungen gesammelt? Lassen Sie gerne einen Kommentar mit Ihre Erfahrungen da.